書類の整理・データの整理

典型的なホワイトカラーは物を探すのに平均で年間六週間を費やしているそうです。つまり、1ヶ月半モノを探し続けているわけです。

モノがきちんと整理されていれば、すくなくともこの時間を3分1にすることができるでしょう。

私はありとあらゆる書類を徹底的に分類しています。

書類の分類の仕方は簡単。

まずは書類をすべて一箇所にあつめる。

そして心に誓う。

「絶対にすべて整理する」

ほとんどの人の仕事の書類なんて、必死に整理分類し続ければ1日で終わります。

具体的な書類の整理方法

まず、本当に重要な書類は、大切な場所を一箇所決めてそこに置きます。

いらない書類は捨てます。「必要かどうかわからないけどおそらくいらない」という書類も捨てます。たしかにいつか必要になる日がくるかもしれませんが、その書類を捨ててしまったデメリットよりも、書類の数が少なくなって整理分類がしやすくなるメリットのほうがはるかにおおきいはずです。悩んだら捨ててください。

大部の書類だけど数ページだけ必要な書類は、そこを破りとってファイルします。あるいはスキャンします。フラットベッドのスキャナは今では1万円程度で買えますので、ぜひ購入してください。スキャンしたら、evernoteに突っ込んでおきます。

あるいは、「読めればいい」という程度なら、スマホのカメラで撮影すれば十分です。

ここで大切なのは分類しすぎないこと。とりあえず大きく分類さえしておけば、見つけるのはそれほど大変ではありません。

洋服の数が多すぎて、いつも手前にある服ばかりを着るような愚は、今日で終わりにしましょう。

電子データの整理

ハードディスクは安い。とにかく安い。だから、ハードディスクをケチるのはやめましょう。大容量ハードディスクをガンガン増設しましょう。

そして、しょっちゅうバックアップをとるんです。あらゆるフォルダ、ウェブサイト・WordPressをバックアップしましょう。

紙のファイルの整理では、できるだけ書類を捨てることをすすめていましたが、電子データは物理的な場所をとりません。

分類整理させきちんとなされていれば、捨てる必要はありません。情報をどんどん増やして行きましょう。フォルダ名にタイムスタンプを付けて時系列で保存しておきましょう。

ほんとうに大切なものは二重三重にバックアップをとりましょう。

情報の価値をきちんと見極めてください。

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